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こんにちは！

経営コンサルタント・税理士の森です。

本日は、士業の実務スキルについてお伝えします。

弁護士・税理士・社労士等の様々な士業がいますが、役所や官公庁に書類を提出することが多いのは共通事項だと思います。

まず、士業が目指すところは書類を間違えのないように作成することです。次に、顧客にとって最善と考えられる提案を行っていく事になると思いますが、同時に「役所から問い合わせが来ない仕事」を目指すことをお勧めします。

仕事によっては、あえて暫定的な書類を提出して役所からの問い合わせを待つようなこともありますが、基本路線は役所からの問い合わせすらない事が理想です。

役所から提出した書類の内容に関して連絡が来るという事は、不備までとはいかなくても「書類の内容に関して疑義がある」ないしは「書類の内容が分からない・わかりにくい」という事です。役所も担当者や所轄によってバラバラですので一概には言えませんが、プロであれば、「役所から問い合わせがある＝人が見て分かりにくい書類になっている」と考えた方が良いでしょう。

役所からの問い合わせを無くすためには、

①誰が見ても分かるような分かりやすい書類を作る事

②添付書類を充実させる事

③必要に応じて検討した経緯などを書面に落として提出する事がポイントです。

また、相手（役所）が何を求めているのか・何を考えているのかを予測して書類を作成することが肝要でしょう。

上記①～③のポイントについてより詳しくお伝えします。

①誰が見ても分かるような分かりやすい書類を作る事

人によって捉え方が変わる・解釈を要するような複雑な仕事をすると、逆に人が見ると内容が分かりにくくなります。

回りくどい文章や曖昧な表現は避けて、シンプルに書類を作成しましょう。

簡素な書類などプロっぽくないじゃないか！と思われるかもしれませんがそうでしょうか？

私見ですが、正確な分かりやすい書類を作成できる専門家ほど、頭脳明晰かつ博識の高いプロフェッショナルだと思います。

②添付書類を充実させる事

添付書類は提出して問題ない書類であれば積極的に提出しましょう。

自社内でもよくある事だと思うのですが、書類を作成する人間が参照した書類全てを完成した書類を確認する人間が確認できるわけではありません。なので、書類を作成した人間が頭で分かっていても書類を確認する人間からすると前提条件や情報が不足していて分からないという事はよくあるのです。

添付書類はちょっと無駄な書類を付け過ぎかな？と思うくらい添付してよいと思います。書類を確認する人間は、書類を作成する人間よりもはるかに情報量が少ないケースが多いものですので。

③必要に応じて検討した経緯などを書面に落として提出する事

書類作成者の検討過程や前提条件を、適宜文章化しましょう。

完成した書類だけ確認しても、なぜこのような結果になったのか意味が分からないケースが非常に多いです。

どのような経緯で、どのような検討をしてこの書類の内容となったのか？

これが分かったうえで書類を確認するだけでも、書類を確認する人間の理解度は飛躍的に向上します。時間に限りがあると思いますが、可能な限りエビデンスを添付することが問い合わせを無くすポイントです。

また、相手（役所）が何を求めているのか・何を考えているのかを予測して書類を作成しましょう。役所で書類をチェックするのは基本的に機械ではありません、我々と同じ人間です。彼らが何を考え？何を求め？何の情報が必要で、何に疑問を感じると予測できるのか？これは経験が物を言うのかもしれませんが、可能な限り書類を確認する人の事を考えながら仕事を進めましょう。

最後に、一見地味かもしれませんが士業の先生方は「自身が役所に提出した書類に関して問い合わせがない事」を誇りに思ってください。事務的な書類の提出に関しては、役所から返事がなく粛々と役所内の手続きが進む事こそ最高の成果なのです。

ご閲覧ありがとうございました！

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