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ERP等の業務管理システムはどのように導入するべきか

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こんにちは!

経営コンサルタント・税理士の森です。

本日は、業務管理システムを導入する際のポイントについてお伝えします。

世の中には実に様々な業務管理システムがあります。

会計の管理をする会計ソフト・システム、在庫や掛金の回収状況などを管理する販売システム、販売・勤怠・製造など様々な活動と会計データを連動できる基幹システム(ERPなど)、その他に普段の業務を管理するようなシステムもあります(工事進捗管理システム等)。

自社の規模にもよりますが、業務管理のためだけに人を増やすのであれば、管理システムを導入してしまった方がコストを抑えられる場合が多いと思います。この管理システムを導入する際のポイントをいくつかお伝えします。

1、管理システムを導入しても利益は上がりません

ERPなどの高額な業務管理システムを導入したところで、会社の業績は上がりません。あくまでも、システムの導入は利益を上げるための手段です。

例えば、業績を管理するために、従業員がどの仕事にどのくらい時間を使っているのか?商品別の販売状況はどうなのか?こういった情報を知りたい→エクセルでの管理・無料アプリの活用・市販ソフトの活用・基幹システムの導入などの手段がある→自社の経営状況や人材の質・会計事務所のサポート状況などを総合的に勘案して、投資対効果が一番高い方法を選択する。これが、本来のシステムを導入する流れです。

システムを購入するのが目的ではありません、利益を上げるという目的があってそのための手段として業務管理システムの活用があるのです。利益を上げるためにどのような情報を把握するのが必要なのか?→その情報を把握するためにはどのような手段があるのか?」このプロセスを経てからシステムの導入を検討しましょう。

システムの導入に関してはこの観点が最重要だと思います。ERPなどの業務管理システムは「利益が湧いてくる魔法の箱」でも「ドラ〇もんの秘密道具」でもありません。システムの導入によって利益が上がるかどうかは、システムを導入した会社次第なのです。

2、中小零細企業はエクセル管理で十分かもしれません

従業員が数百人いて、いくつかの関係会社・支店・部門・課などがある場合は、業務管理システムを導入する効果が高いと思います。たくさんの従業員の、勤怠や経費精算などの労務関係、販売管理、製造管理等を一律にまとめ上げる事ができるからです。効率的に、会計情報の入力と経営判断に必要な情報が入手できるでしょう。

しかし、従業員10人以下、ましてや5人くらいしか従業員がいない状況で、わざわざコストをかけて業務管理システムを導入する必要があるのでしょうか?実際のところ、エクセル管理で十分だと思います。会計入力も、社長と会計事務所で連携すれば十分対応可能です。

システムは決して安い買い物ではありません、会計事務所と連携しながら可能な限りエクセル・無料アプリを活用していきましょう。

3、自動化ってそんなに効果ありますか?

販売・製造などの企業の活動を、会計情報に変換して一律管理できるところが基幹システムの魅力です。ただ、従業員数十人・数百人の会社ならまだしも、従業員10人くらいの規模で自動化することのメリットはどのくらいあるのでしょうか?

業種にもよると思いますが、1ヶ月の伝票枚数が200枚未満など、それほど多くない場合は自動入力の効果も薄いです。

少し話がそれますが、預金やクレジットカードの情報をCSVデータなどで取り込む方法もありますが、余り精度は高くありません。

こちらも、ネットショップなど伝票枚数が多い業種でないと余り効率化できません、取り込んだ後にどちらにせよチェック+修正をする必要が出てくるからです。

システム会社や会計ソフトメーカーのCMに踊らされずに、自社の経理の状況から考えて自動化を活用しましょう。

4、数百万・数千万単位の導入コストは普通に掛かります

業務管理システムの導入コストは社長から見て、決して安くは感じないと思います。

安くはない買い物かもしれませんが、別にシステム会社がボッタくろうとしている訳ではありません。

システムは制作会社の知恵と努力の結晶で完成します、彼らも多額の研究開発コストをかけてシステムをリリースしているのです。電子上のサービスなのでしっくりこないかもしれませんが、システムは人が血と汗で作り上げる作品であって、夜中に小人が勝手に作ってくれるような物ではないのです。導入時はIT補助金・小規模事業者持続化補助金などの補助金を活用したり、分割払いにする事を検討しましょう。

会社の業績向上のため、効果的に業務管理システムを活用していきましょう。

ご閲覧ありがとうございました!

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