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中小企業の経理を簡単に効率化する方法

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こんにちは!

経営コンサルタント・税理士の森です。

本日は、中小企業の経理を簡単に効率化する方法についてお伝えします。

中小企業の経理は、工夫次第で簡単に効率化することができます。

また、最近では経理を効率化するために様々なサービスが登場していますが、目的に応じてどのようなサービスを利用すれば生産性が上がるのか検討していきましょう。ポイントは目的と手段を混同しない事です。

1、経理をガラス張りにする

中小企業の経理は、概ね現金・通帳・クレジットカードに集約することができます。

売上の入金・仕入代金の支払い・経費の支払を可能な限り口座振込・口座振替・クレジット決済に集約していくことで、効率的に「現金出納帳・預金通帳・クレジットカードの利用明細」の3点セットへ経理の基礎データをまとめられます。この3点セットと会計データだけで、経理が完結するケースも珍しくないでしょう。現金出納帳は、従業員など他人が現金をいじらないのであれば、会計データを入力するだけで特段問題ありません。

もし、LINEPayなどのクレジットカード以外の決済サービスを利用している場合は、その決済も管理する必要があるでしょう。また、通帳・クレジットカードともに、必要以上に数を増やさないのが経理を効率化するポイントです。

2、OA機器を最新のものに買い替える

いまだにWindows7やVistaが、OSとして入っているPCを使っている会社を見かけます。

古いPCはセキュリティー上のリスクがあるだけでなく、最新の会計ソフトを入れても動作が遅くなりとても効率的に経理作業ができません。

まず、PCはできるだけ新しい一定以上のスペックがある機器に買い替えましょう。

また、プリンターやコピー機も非常に古いものを使い続けている会社も多いです。

自宅用ならともかく、業務で使用するのであれば、PDF変換機能・USBへの取り込み機能など最低限必要な機能が一通り搭載されている、新しいプリンター・コピー機を購入しましょう。印刷の速度や画質もきれいになり、仕事もはかどります。

3、データ連動を活用する

これは一定規模以上になってからのお話かもしれませんが、業務管理システムを会計データと連動できると便利です。

ERPシステムほど本格的でなくても、中小企業が活用できる会計データ変換機能付きの業務管理システム(会計ソフトの一種)はあります。

例えば、弥生販売などの「販売・仕入・在庫管理ソフト」、弥生給与などの「給与計算ソフト」、楽々精算などの「経費精算ソフト」

このような業務管理ソフトは、簡単に業務管理ができることに加えて、ソフトによってはCSVで仕訳データに変換できるものもあり、業務管理と同時並行で会計データを作成することができます。

他に、通帳・クレジットカードのデータをCSVデータで吐き出して、会計データとして取り込むこともできます。

ただし、仕訳数が少ないと逆に修正などの手間がかかり、直接入力する方が効率的な事もありますので状況によって使い分けましょう。

4、クラウド会計は手段

クラウド会計が様々なメディアで盛んに取り上げられていますが、小規模な会社の経理でクラウド会計はどの程度必要性があるのでしょうか。

例えば、経理の職員が複数名おり、複数人で同じ会計データにアクセスして共有したい場合などはクラウド会計が便利です。また、税理士・会計事務所の職員と殆ど合わずに、電話とメールだけでやり取りをしている場合などは、会計事務所側とリアルタイムでデータ・画面を共有できるクラウド会計が便利です。

その一方で、毎月ないしは1~3ヶ月に1回、税理士・会計事務所の職員が訪問しに来る場合などは、その時に記帳指導や修正などを一気にやってもらえます。また、データもドロップボックス・メール等を通して遠隔でもやり取りをすることができます。中小企業で経理を複数人雇っている会社は少ないでしょう、そもそも経理は奥様や社長ご自身が行っているケースの方が多いと思います。

会計事務所のサポートを常に遠隔で受けたい場合以外は、無理にクラウド会計を利用する必要もないと思います。

税理士・クライアントの双方から、クラウド会計は読み込み時間が長く使いにくい。利用料金も安くない。と、お声を頂くこともありますし、実際にクラウド会計を使っていたが解約して一般的な会計ソフト(弥生会計等)に乗り換える方も出てきています。

クラウド会計の利用はあくまでも手段です。必要に応じて活用していきましょう。

ご閲覧ありがとうございました!

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